Knižnično-informačný systém CLAVIUS

Integrovaný knižničný systém začala spoločnosť LANius s.r.o. vyvíjať v roku 1998 na základe osemročných skúseností v oblasti automatizácie knižničných. Systém CLAVIUS nenadväzuje na pôvodný systém nie LANius, ale je kvalitatívne odlišným systémom, používajúcim najmodernejšie databázové technológie, ktoré pracujú v prostredí Windows. Je určený pre rôzne typy knižníc – od malých verejných a školských knižníc až po špecializované podnikové archívy a informačné centrá alebo veľké knižnice s mnohými pobočkami. V Českej republike je najrozšírenejším knižničným systémom.

Zoznam slovenských klientov systému CLAVIUS nájdete na: http://www.clavius.sk/

Moduly knižničného systému

• Katalogizácia

Modul Katalogizácia tvorí základnú časť celého integrovaného systému. Štandardne sú k dispozícii režimy pre katalogizáciu monografií, AV médií, hudobnín, periodík, analytického popisu článkov periodík, atď.

• Medzi jednotlivými záznamami sa dajú jednoducho vytvárať väzby,
• pre jednotlivé dokumenty sú pripravené vstupné formuláre, ktoré sú plne modifikovateľné,
• katalogizácia je v súlade s poľami MARC21 alebo UNIMARC a hlavne s katalogizačnými pravidlami AACR2,
• každé pole obsahuje odbornú pomoc vrátane príkladov,
• pre zjednodušenie vkladania údajov je systém vybavený osvedčenou technológiou slovníkov,
• škála vyplňovaných polí a podpolí vrátane ich obmedzení je uvedená v definičnej databáze, štandardne obsahuje kompletnú definíciu formátu MARC21, UNIMARC a UNIMARC/Autority,
• novo nadefinované polia môžu byť i takzvaného multimediálneho typu (obrázok, zvuk, video, HTTP odkaz na sieti Internet apod.),
• kedykoľvek počas katalogizácie sa dá zobraziť bibliografický zápis ISBD vo forme katalogizačného lístku,
• klasickým variantom tlačeného výstupu je prírastkový zoznam, prípadne. katalogizačný lístok,
• vo všetkých režimoch je možné definovať ďalšie zostavy podľa potrieb používateľa.

• Seriály (periodiká)
• Akvizícia

• Je súčasťou modulu katalogizácia spolu s ostatnými druhmi dokumentov,
• vlastná denná evidencia môže prebiehať pre denné objemy desiatok kusov periodík alebo pomocou špeciálneho režimu hromadnej evidencie periodík,
• výsledkom evidencie je presný rozpis nákladov na každého odberateľa za určité obdobie,
• rozpočty a evidencia dokladov (objednávok, faktúr a dobropisov) je súčasťou modulu akvizícia,
• samozrejmosťou je automatická urgencia nedodaných čísel.

Voliteľná súčasť systému Clavius.

• V režime akvizícia sa najskôr nadefinujú odberatelia (často sú to oddelenia knižnice) vrátane ich rozpočtov a dodávatelia,
• požadované dokumenty (dezideráta) sa vkladajú do hlavnej bázy a v tomto okamihu sú tiež dostupné v OPACu,
• v režime objednávania dokumentu sa dajú objednávky vytlačiť, alebo poslať elektronickou poštou,
• čísla objednávok môžu byť automaticky generované s možnosťou opravy,
• systém zároveň sleduje termíny plnenia dodávok kvôli prípadným urgenciám,
• realizované dodávky (i neúplné) sleduje z pohľadu čerpania rozpočtu a evidencie dokladov: proformafaktúr, faktúr a dobropisov,
• kedykoľvek je k dispozícii celá história objednaného titulu vrátane čísel dokladov a finančných čiastok,
• súčasťou režimu objednávanie je kontrola rozpočtov odberateľov a štatistika,
• pri následnej katalogizácii je automaticky použitý záznam z objednávok.

• Audiovizuálne média ( AV ) a elektronické zdroje ( EZ )

Modul je integrovaný ako rozšírenie funkcie modulov katalogizácie, vyhľadávania a výpožičného protokolu:

• toto rozšírenie dovoľuje katalogizovať gramoplatne, magnetofónové kazety, CD a DVD disky, videokazety, elektronické zdroje a ďalšie príbuzné druhy dokumentov,
• o každom titule je možné vkladať veľké množstvo údajov podľa katalogizačných pravidiel,
• štandardne je nastavená možnosť katalogizovať jednotlivé skladby ako samostatne podriadené záznamy s kompletnou škálou údajov,
• v ďalších moduloch je potom možné vložené AV-média vyhľadávať a požičiavať pomocou technológie čiarového kódu.

• Modul rešerší ( OPAC )

Slúži k rýchlemu rešeršovaniu v celej báze všetkých druhov dokumentov:

• modul obsahuje kombinované klasické vyhľadávanie s moderným fulltextovým vyhľadávaním,
• formulár na zadanie otázky môže kvôli zjednodušeniu obsahovať iba základné údaje, napr. autora, názov dokumentu a vecné témy (kľúčové slová a PH), alebo je zadaný text vyhľadávaný vo všetkých poliach databázy,
• pre ľahšie zadanie mena autora alebo vecného termínu je k dispozícii slovník autorov a tezaurus,
• výsledky rešerše sa dajú pred spracovaním triediť, typickou formou spracovania výsledkov sú rôzne formy tlačových výstupov a exportov,
• okrem nastavenia jednoduchej formy rešeršného formulára je možné nastaviť formulár tak, aby ponúkal vyhľadávanie akéhokoľvek ukladaného údaja formou kombinovanej otázky, v ktorej je možné zadávať komplikované otázky spojené logickými operátormi,
• pri vyhľadávaní môžete vopred obmedziť druh dokumentu, v ktorom sa bude vyhľadávať,
• jednotlivé nájdené záznamy dokumentov sa dajú ľahko zobraziť vo forme katalógového lístka, ktorý obsahuje údaje o exemplároch vrátane ich dostupnosti, prípadne ďalšie súvisiace záznamy,
• výsledky vyhľadávania sú štandardne zobrazené v prehľadových tabuľkách, ktorých vzhľad a umiestenie možno ľahko nastaviť podľa požiadaviek knižnice.

• www katalóg

Primárnym účelom je ON-LINE vystavenie databázy dokumentov knižnice v medzinárodnej sieti Internet. Vďaka tomu je možné i v prostredí Intranetu (vrátane rozsiahlych podnikových sietí) vystavovať fond knižnice pomocou bežného prehliadača siete Internet. Modul sa dá nakonfigurovať tak, aby umožnil používateľovi (po jednoznačnej identifikácii) napr. pohľad na svoje používateľské konto alebo urobiť rezerváciu dokumentu.

• Výpožičky

Modul rieši evidenciu čitateľov, výpožičiek a poplatkov:

• plné využitie technológie čiarového kódu,
• správa databázy používateľov s možnosťou zadania osobného finančného kreditu,
• možnosť rozdelenia čitateľov aj dokumentov do rôznych kategórií (každá kategória môže mať vlastné nastavenie na výpočet prolongácií a upomienok),
• vlastný režim výpožičného protokolu prevádza evidenciu absenčných i prezenčných výpožičiek, prolongácie, rezervácie na titul i exemplár, tlač upomienok a oznámení o rezervácii s možnosťou využitia elektronickej pošty,
• súčasťou môžu byť aj režimy na evidenciu MVS,
• systém uchováva aj kompletnú históriu služieb čitateľovi (záznamy o dátumoch vrátenia dokumentov, poplatky, upomienky a rezervácie),
• súčasťou modulu je aj komplexná štatistika, ktorá mimo iných zahrňuje štatistický výkaz, denník a rebríček najžiadanejších dokumentov,
• prepracované tlačové výstupy sa okrem tlače dajú exportovať napr. do textového editoru, alebo posielať E-mailom.

• Revízia fondu

Modul Revízia je určený pre knižnice, ktoré majú elektronicky spracovaný celý fond daného oddelenia a najmenej 1/2 roka používajú výpožičný protokol. Pomocou tohto modulu je možné urobiť fyzickú revíziu celého oddelenia veľmi rýchlo a presne. Výhodou je skutočnosť, že modul nekontroluje len prítomnosť knihy, ale i jej správne umiestenie na regály. Aj tento modul využíva čiarové kódy. Výsledkom revízie je zoznam „nezvestných“ kníh. Po určitom (ľubovoľne dlhom) období dohľadávania strát máte možnosť všetky nenájdené knihy automatickým režimom odpísať. Samozrejmosťou je tlač Zoznamov úbytkov.

• Sieťová katalogizácia

Tento modul zaisťuje automatickú, rýchlu a bezobslužnú výmenu katalogizačných záznamov medzi knižnicami pripojenými na medzinárodnú sieť Internet. Nový záznam je do 4 hodín po vložení pripravený ku skopírovaniu vo všetkých spolupracujúcich knižniciach. Tým je minimalizovaná nutnosť multiplicitnej katalogizácie dokumentov.

• EMVS

Posielanie upomienok a oznámení o rezervácii E-mailom. Tento modul spolupracuje s  výpožičným protokolom. Okrem tejto základnej funkcie dovoľuje modul EMVS veľmi jednoducho zjednodušiť a zlacniť posielanie oznámení o rezervovanom dokumente, či o upomienke. Podmienkou je zaradenie E-mailovej adresy čitateľa alebo organizácie do adresára. Pokiaľ čitateľ vlastní mobilný telefón s možnosťou prijímania SMS, je možné, aby si zriadil E-mailovú adresu a informácie o rezerváciách alebo o upomienkach dostával priamo na svoj mobilný telefón.

Technické predpoklady pre prevádzku knižničného systému

Knižničný systém Clavius je určený pre osobné počítače PC. Clavius je funkčný pod operačným systémom Windows XP, 2000, 2003, 2008, Vista, 7. Vlastný systém je vytvorený v relačnom databázovom systéme Microsoft Visual FoxPro verzia 9, moduly sú 32-bitové aplikácie. Systém tiež umožňuje napojenie na Microsoft SQL server, Oracle alebo MySQL.

Cenník knižničného systému

Aktuálny cenník knižničného systému Clavius nájdete na: http://www.clavius.sk/. Systém Clavius sa dodáva v sieťovej verzii pre neobmedzený počet PC, ale je funkčný aj na 1 PC.

Distribútor a bližšie informácie na: http://www.clavius.sk/.

Vývojom a distribúciou systému CLAVIUS sa zaoberá spoločnosť LANius s.r.o., Jiráskova 1775, 390 02 Tábor, Česká republiky, Tel.: 02/20 240 006 (pre slovenských zákazníkov), info@lanius.cz

Kontakt na servisné zastúpenie systému Clavius pre Slovensko : RNDr. Marian Sabo, MS-SOFT, s.r.o., A. Bernoláka 22, 010 01 ŽILINA, Tel./Fax: 041 7233 166, 0903 525 438, mssoft@mssoft.sk

Knižničný systém Clavius je moderný knižničný systém, ktorý spĺňa všetky odborné kritéria a je kompatibilný s ostatnými systémami. Vyznačuje sa ľahkou a jednoduchou obsluhou (pomocník pravidiel AARC2, on-line pomocníkom pre katalogizáciu, možnosťami nastavenia vstupných a výstupných zostáv, intuitívnou formou ovládania podľa zvyklostí Windows a MS Office (systém umožňuje spoluprácu s aplikáciami kancelárskeho software MS Office), širokými možnosťami vyhľadávania všetkých druhov dokumentov a tvorby rešerší. Systém umožňuje zasielanie písomných oznámení pomocou elektronickej pošty priamo zo systému, www modul prezentáciu dát v sieti internet alebo intranet. Export a import vo formáte UNIMARC/MARC21 zodpovedá požiadavkám na prispievanie a preberanie záznamov do súborného katalógu SNK. Systém poskytuje mnohé výhody aj v cenových reláciách: sieťová licencia systému platí pre neobmedzený počet pracovných staníc, o cene licencie rozhoduje objem (počet zväzkov knižnice), inštalácia a školenie užívateľov je v cene základnej verzie, po dobu 5 rokov sú zdarma všetky nové verzie systému, veľká modularita systému apod.

Vážení kolegovia, veríme, že Vám náš prehľad poskytol základné zorientovanie sa v najbežnejšie používaných KIS. V prípade záujmu už o konkrétny systém Vám radi sprostredkujeme stretnutie ako s dodávateľskou firmou (z dôvodu zodpovedania konkrétnych špecifických otázok), tak samozrejme aj s knižnicou, ktorá v uvedenom systéme pracuje, a ktorá Vám môže poskytnúť konkrétny nezaujatý pohľad na systém z pracovného aj užívateľského hľadiska.